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IBCS Reports – Mit APOLLO by Virtivity IBCS-konforme Reports erzeugen – so geht’s

IBCS Reporting - Einfach, Schnell und unkompliziert

Um sinnvoll und vorausschauend wirtschaften zu können, sind valide Unternehmenskennzahlen essenziell. Aus diesem Grund gehört es zur täglichen Routine vieler Mitarbeiter und Führungskräfte, Berichte aus ihrem Corporate Performance Management System oder alternativer Software zu lesen oder Informationen aus Präsentationen aufzunehmen. Um vorausschauende und objektive Beschlüsse treffen zu können, ist bei Berichten nicht nur der Inhalt, sondern ebenso das Informations-Design entscheidend.

Ein ideales Informations-Design zeichnet sich unter anderem durch nachvollziehbare Visualisierungen aus und vermittelt dem Betrachter des Berichts die wichtigsten Botschaften klar und zielorientiert. In der Folge können aus einer integrierten Unternehmensplanungssoftware wie APOLLO by Virtivity bedeutende Entscheidungen abgeleitet werden. Ein in vielen modernen Unternehmen genutzter und nachweislich professioneller Kommunikationsstandard ist der International Business Communication Standard (IBCS).

Wissenswertes zur Entstehung und zu den Zielen von IBCS

Der International Business Communication Standard (IBCS) ist ein frei nutzbares Regelwerk unter Creative-Commons-Lizenz, das von Herrn Prof. Dr. Rolf Hichert mit dem Ziel entwickelt wurde, die optische Gestaltung von Berichten zu professionalisieren. Beim IBCS liegt der Fokus auf einer einheitlichen Notation und Sprache im Berichtswesen. Dies stellt sicher, dass es beim Betrachten von Berichten möglich ist, die essenziellen Informationen unabhängig vom Fachbereich schneller und effektiver aufzunehmen und zu verstehen.

Die IBCS-Methodik sorgt für mehr Aussagekraft und weniger Interpretationsspielraum von Zahlen und Texten. Durch diese Einheitlichkeit im Berichtswesen erreichen Unternehmen eine höhere Akzeptanz der dargestellten Informationen und schließen Missverständnisse wirksam aus. Da die Integration von IBCS sich in vielen Konzernen zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor und Wettbewerbsvorteil entwickelt hat, setzt auch Virtivity auf diesen Standard im Berichtswesen. Dadurch, dass dieser in Virtivity als Modul bereits in das gesamte Planungssystem integriert wird, ergibt sich der entscheidende Mehrwert. Analysen und Reports aus APOLLO verfügen zu jeder Zeit über eine professionelle und IBCS-konforme Darstellung.

IBCS lässt sich nicht nur auf Tabellen und Grafiken, sondern auch auf geschriebenen Text anwenden. Es basiert auf den Erkenntnissen der Kognitionspsychologie und zeichnet sich unter anderem durch Einhaltung der folgenden vier Kernkriterien aus:

Die IBCS Association e.V. mit Hauptsitz in Heidelberg übernimmt die Verbreitung des Standards weltweit und trägt dazu bei, IBCS kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Wie der IBCS-Standard aufgebaut ist: Die Success-Formel

Die turnusmäßige Kommunikation im Business-Umfeld wird durch den IBCS-Standard und die Success-Formel deutlich aufgewertet. Das Akronym SUCCESS steht für sieben Kommunikationsregeln, die richtig angewandt, das menschlichen Wahrnehmungsverhalten bei der Informationsaufnahme deutlich erhöhen. SUCCESS bedeutet im Detail:

Mit IBCS werden Analysen und Reports klarer und verständlicher

Betrachtet man die sieben Regeln der Success-Formel im Zusammenhang, wird schnell klar, dass es durch Anwendung der International Business Communication Standards möglich ist, ein klareres und eindeutigeres Bild in Analysen und Reports zu erzeugen. Da viele Geschäftsberichte nicht allein zur Information dienen, sondern als Entscheidungsgrundlage einen wesentlichen Impact auf Konzernentscheidungen haben, ist ein kongruentes Gesamtbild alternativlos. Durch einen Fokus auf eine logische Struktur, geeignete Visualisierungen und eine visuelle Integrität entsteht ein objektives Bild über die Geschäftsentwicklung im Allgemeinen und über spezifische Abweichungen, die besonders betrachtet werden sollten.

Anders als klassische Planungssysteme setzt APOLLO by Virtivity bereits in der Planungsphase auf den IBCS-Standard und achtet auf eine einheitliche semantische Notation sowie auf schlüssige Botschaften, eingepasst in eine konforme Bildsprache.

Dies ist auch in der eingefügten Beispielgrafik zu sehen, die mit APOLLO by Virtivity auf Basis des IBCS-Standards erstellt wurde. Betrachtet man den Report im Detail, sieht man, wie die IBCS-Standards in den Bericht einfließen und für ein dynamisches Analysen und Report sorgen. Dabei fällt auf, dass bereits die Anwendung weniger SUCCESS-Regeln für einen Info-Boost sorgt:

SAY: Eine klare Botschaft vermitteln

Statt eine Zusammenfassung oder Botschaft bereits in der Überschrift zu vermitteln und damit den Lesern die Botschaft zu suggerieren, fokussiert sich ein nach dem IBCS-Standard aufgebauter Report in APOLLO darauf, dass die Botschaft im Dashboard dargestellt wird. Die Überschriften dienen nicht dazu, eine Wertung abzugeben, sondern beschreiben ausschließlich die dargestellten Informationen. Die Begründung und Botschaft findet sich in den Referenz-Zahlen des Berichts.

UNIFY: Semantische Notation

Analysen und Reports und Präsentationen, bei denen der IBCS-Standard nicht angewandt wird, wirken durch ihre grellen Farben häufig unübersichtlich. In der APOLLO-Beispielgrafik wird sichtbar, wie das Anwenden einer semantischen Notation hilft, den Blick auf das Wesentliche zu richten. Normierte Farben und Muster und klare Konventionen für Formen garantieren, dass die wesentlichen Informationen auf einen Blick zu erkennen sind. Dabei wird das aktuelle Kalenderjahr immer schwarz oder dunkel dargestellt. Schraffiert dargestellt Zahlen geben an, dass es sich um Zukunftswerte handelt und eine Projektion in die Zukunft dargestellt werden soll. Grün und Rot als Farbe bezeichnet eingängig Abweichungen vom Plan.

CONDENSE: Informationsdichte erhöhen

Durch das Weglassen von Linie oder Wert-Achsen und die Darstellung von Werten direkt in einer Grafik kann die Informationsdichte erhöht werden. Durch dieses stilistische Vorgehen werden Grafiken klarer und können platzsparender dargestellt werden. Gleichzeitig sinkt die Gefahr, dass viele unterschiedliche Werte und Beschriftungen zu Fehlinterpretationen beim Betrachter führen.

CHECK: Visuelle Integrität fokussieren

Korrekte Verhältnismäßigkeiten und Skalierungen durch „Small multiples“ in APOLLO.
Als Small multiple bezeichnet man einen grafischen Ansatz, der es ermöglicht, mehrere Datensätze in einer einzigen Darstellung zu vergleichen. Small multiples werden häufig verwendet, um Trends oder Muster in den Daten professionell zu visualisieren. Sie können ebenfalls genutzt werden, um verschiedene Kategorien von Daten zu vergleichen. Durch ihre Übersichtlichkeit sind Small multiples leicht zu interpretieren. Durch den Einsatz von Small multiples in APOLLO ist sichergestellt, dass Großes entsprechend groß und Kleines entsprechend klein dargestellt wird.

EXPRESS: Geeignete Visualisierungen wählen

Ein Report, der in APOLLO nach IBCS-Standard aufgebaut ist, transportiert Aussagen schnell und präzise. Geeignete Visualisierungen helfen den Betrachtern die gewünschten Aussagen des Reports zu verstehen. Statt auf die gewöhnliche Darstellung mit Balkendiagrammen zurückzugreifen, sollte in IBCS-Analysen und Reports so variiert werden, dass der Nutzen für den Leser im Vordergrund steht. Im Fokus jeder Visualisierung sollte die Frage stehen: „Was interessiert den Leser primär an dieser Grafik und welche Botschaft soll vermittelt werden?“

SIMPLIFY: Standardisierte Grafiktypen und Templates

Mit APOLLO haben Anwender zu jeder Zeit das richtige Mittel zur Hand. Für IBCS werden einfache, standardisierte und vorkonfigurierte Grafiktypen und Templates genutzt. Diese Standardisierung hilft Anwendern, Analysen und Reports schneller aufzubauen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die wesentlichen Kernaussagen auf den ersten Blick sichtbar sind. Individualisierte Charttypen, die nicht in den Standardtemplates enthalten sind, stehen in APOLLO ebenfalls zur Verfügung und können IBCS-konform erstellt werden.

STRUCTURE: Inhalte professionell gliedern

Eine nachvollziehbare Struktur hilft Lesern und Betrachtern, die Visualisierung schneller zu verstehen. Ist die Struktur einer Grafik verschachtelt oder nicht stimmig, benötigen Leser mehr Zeit, um die wesentlichen Inhalte zu verstehen und objektive Schlüsse zu ziehen. Muss ein Chart mehrfach von links nach rechts betrachtet werden, können Verständnisfragen oder Fehlinterpretationen aufkommen.

Im Beispiel in APOLLO by Virtivity ist erkennbar, dass die Spaltenüberschriften und die Beschriftung im Allgemeinen reduziert dargestellt werden. Durch dieses Vorgehen rücken die dargestellten Informationen in den Vordergrund. Das Ziel besteht darin, dass zuerst die „Key Insight“ betont wird und diese in der Folge mit den Detailinformationen untermauert wird. Dies erhöht die Lesbarkeit, reduziert den Platzbedarf und erlaubt Lesern, die Botschaft der Grafik auf einen Blick zu verstehen.

IBCS ins Unternehmen integrieren – mit APOLLO by Virtivity zielgenau möglich

Zusammenfassend ist IBCS ein international anerkannter Standard für die Gestaltung von Geschäftsberichten und Präsentationen. Unter dem Akronym SUCCESS, das sieben wesentliche Kommunikationsregeln vereint, erhöht IBCS die Aufmerksamkeit und Wahrnehmung von Lesern signifikant. IBCS hilft Unternehmen klare Botschaften schnell zu transportieren und sich in einem Report auf die wichtigsten Kernpunkte zu konzentrieren.

Nutzer von APOLLO by Virtivity profitieren standardmäßig von den vielen Vorteilen, die IBCS für die interne und externe Unternehmenskommunikation bietet. Professionelle Berichte und eine damit verbundene verbesserten Kommunikation mit unterschiedlichen Interessengruppen liegen nur einen Klick entfernt. Bereits in der Planungsphase können Informationen einheitlich aufbereitet werden, was Zeit und Kosten spart. Statt Daten in andere Systeme exportieren zu müssen oder Berichte nach der Planungsphase neu zu strukturieren, profitieren alle Berichtempfänger sofort von der strukturierten Darstellung nach IBCS-Standard. Gleichzeitig ist das Reporting dynamisch und nicht starr und kann mit wenigen Klicks vom Nutzer angepasst und verändert werden.

Zusätzlich können Anwender die Vorteile der modular aufgebauten Software APOLLO by Virtivity vollumfänglich nutzen, die unter anderem in den vorgefertigten, individuell anpassbaren Standardmodulen liegt, die durch Konnektoren verbunden werden. Nutzer erhalten dadurch eine integrierte Unternehmensplanung, bei der die einzelnen Module zielgenau miteinander verknüpft werden, um die Gesamtentwicklung des Unternehmens objektiv darzustellen.

IBCS bietet zusammenfassend einen Rahmen, der Berichte konsistenter, klarer und leichter verständlich macht. Der Kommunikations- und Visualisierungsstandard IBCS eröffnet ebenfalls die Chance, verschiedene Berichte nebeneinander zu vergleichen, was für eine fundierte Entscheidungsfindung unerlässlich ist.

Die Integration von IBCS in den Berichtsprozess eines Unternehmens kann ohne einen professionellen Partner eine echte Herausforderung sein. Mit APOLLO by Virtivity ist der Einstieg hingegen simpel und zielgenau. Anwender profitieren umgehend von den zahlreichen Mehrwerten von IBCS, erarbeiten sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern, kommunizieren effektiver mit ihren Stakeholdern und stellen sicher, dass Reports und Präsentationen schon in der Planungsphase qualitativ hochwertiger aufgebaut sind und eine klare, unmissverständliche Botschaft vermitteln.

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